Home

Privacyverklaring ​Scouting ​Hedera

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Hieronder vindt u een privacyverklaring namens:

Scouting Hedera
Zetterij 14
1185 ZZ, Amstelveen

"Als Scoutingorganisatie verwerken wij persoonsgegevens om onze vereniging te kunnen organiseren, activiteiten uit te kunnen voeren en contact te hebben met onze leden. De gegevens van leden worden opgenomen in ons ledenadministratiesysteem Scouts Online. Als lid heb je zelf altijd inzicht in je eigen gegevens en heb je de mogelijkheid deze te bewerken of gegevens af te schermen. Hoe we met je gegevens omgaan staat beschreven op https://www.scouting.nl/privacy". 

Aldus de verklaring van Scouting Nederland, waar wij ons bij aansluiten. Via die website zijn de bestanden te vinden waar wij ons privacybeleid op baseren, zoals het privacy statement en privacybeleid van Scouting Nederland. Daarnaast is het privacy beleid van Scouting Hedera, waar deze privacyverklaring op is gebaseerd, te vinden op onze website: www.scoutinghedera.nl. 

  • De persoonsgegevens van de betrokkenen (leden van Scouting Hedera) worden uitsluitend ontvangen door de organisatie Scouting Hedera, te Amstelveen en verwerkt in Scouts Online. Deze gegevens zijn inzichtelijk voor het lid zelf, voor het leidingteam van de betreffende speltak, voor de penningmeester en voor het bestuurslid belast met de ledenadministratie.
  • Bij het aanmeldproces van Scouting Hedera wordt de betrokkene gevraagd om via het invullen en ondertekenen van het inschrijfformulier, persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt om de dienst uit te kunnen voeren.
  • De organisatie verwerkt alleen persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor een vooraf bepaald doel. Conform de wet op de privacy worden bijzondere persoonsgegevens nooit door Scouting Hedera gevraagd en/ of opgeslagen, tenzij hier een duidelijke aanleiding voor is en het lid expliciet toestemming heeft gegeven. Onder bijzondere gegevens vallen: godsdienst of levensovertuiging; ras; politieke gezindheid; seksualiteit; Burger Service Nummer (BSN).
  • Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is, met een maximum van 2 jaar, na uitschrijving. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de organisatorische taken uit te kunnen voeren, zo worden met het oog op het organiseren van reünies de namen en de mailadressen van oud-leden bewaard, tenzij de betrokkene daar bezwaar tegen maakt.
  • Voor de verwerking van persoonsgegevens van een kind jonger dan 16 jaar is toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger noodzakelijk.
  • Persoonsgegevens zullen in overeenstemming met de wet en op een behoorlijke en zorgvuldige manier worden verwerkt en beveiligd. De papieren versies van de inschrijfformulieren worden in een afgesloten kast thuis bewaard door het bestuurslid belast met de ledenadministratie. Dit geldt ook voor de papieren versies van de VOGs (verklaring omtrent Gedrag voor elke leidinggevende). De digitale gegevens worden uitsluitend in Scouts Online opgeslagen.
  • Persoonsgegevens zullen alleen voor welbepaalde doeleinden worden verzameld. Hieronder valt het direct (medische) ondersteuning bieden aan de (minderjarige) betrokkene en contact opnemen met betrokkenen betreft zaken rondom scouting. De persoonsgegevens zullen alleen worden verwerkt voor doeleinden die daarmee verenigbaar zijn. 
  • Indien nodig worden hard-copy ledenlijsten gemaakt voor eigen activiteiten, op basis van gegevens uit Scouts Online. Deze lijsten bevatten uitsluitend gegevens als naam, leeftijd, speltak en telefoonnummer. Dergelijke lijsten worden op het clubhuis in afgesloten kasten bewaard.
  • Bij het versturen van e-mails aan verschillende personen tegelijk, zullen de mailadressen van mede-geadresseerden niet zichtbaar zijn voor de ontvanger van de betreffende e-mail.

Deelnemers aan een zomerkamp worden gevraagd een gezondheidsformulier in te vullen. De ingeleverde formulieren worden zorgvuldig bewaard en niet digitaal geregistreerd in Scouts Online als aanvullende lid gegevens. De formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden zo snel mogelijk, maar uiterlijk vier weken na het betreffende kamp teruggegeven aan de ouder/ verzorger van het jeugdlid (indien jonger dan 16 jaar) of aan het lid zelf (indien 16 jaar of ouder). Gedurende de activiteit zal de teamleider de gezondheidsformulieren beheren. Daarnaast wordt met toestemming van de ouders van ieder formulier een scan gemaakt. Deze scans worden opgeslagen op Dropbox en zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak, gedurende de betreffende activiteit. Deze scans worden nooit gedownload. 

  • Indien het gezondheidsformulier gegevens bevat die ook gedurende de opkomsten van belang zijn om te weten voor de leiding (medicijngebruik, allergieën e.d.), dan wordt met toestemming van de ouder/ verzorger van het jeugdlid een kopie van het betreffende formulier bewaard in een afgesloten kast op het clubhuis. Deze kopie is alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.
  •  De betrokkene heeft het recht op inzage, wijzigen of verwijderen van zijn/haar eigen persoonsgegevens. Bij wijzigingen van persoonsgegevens (b.v. huisadres, e-mail) zal de betrokkene contact opnemen met de leiding van de eigen speltak met het verzoek deze wijzigingen door te voeren.
  • Leden kunnen een inzageverzoek (SAR) indienen en kunnen een beroep doen op het recht van vergetelheid (RTBF). Een dergelijk verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden bij het bestuur van Scouting Hedera (info@scoutinghedera.nl).  De organisatie heeft een maand de tijd om aan dit verzoek te voldoen. Dergelijke verzoeken moeten door Scouting Hedera gemeld worden bij de afdeling Juridische Zaken van Scouting Nederland. Daarnaast heeft de betrokkene recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
  • Indien een speltak gebruik maakt van een eigen What’s app groep, worden de leden verzocht om zichzelf toe te voegen aan de groep.
  • Scouting Hedera heeft een eigen Facebookpagina. Leden en ouders/verzorgers kunnen hiervan lid worden en/ of daar toe uitgenodigd worden. Niemand wordt zonder toestemming toegevoegd. Dit geldt ook voor Facebookpagina’s en Instagram accounts die speltakken eventueel zelf aanmaken.
  • Binnen Scouting Hedera worden regelmatig foto’s en-of filmpjes gemaakt, waarop kinderen en/of leiding mogelijk geheel of gedeeltelijk herkenbaar zijn afgebeeld. Dit beeldmateriaal wordt gebruikt op de facebookpagina van Scouting Hedera, de website en in onze informatieflyers. 

Zie http://www.scoutinghedera.nl/ 
https://www.facebook.com/scoutinghederaamstelveen/ 
Daarnaast hebben sommige groepen een eigen Instagram account waar ook foto’s en filmpjes op geplaatst worden. Tijdens de zomerkampen worden foto’s op een besloten webpagina geplaatst van de betreffende speltak. De speltakleiding zal de ouders daar over informeren.

  • Voor wervingsmateriaal zal gebruik gemaakt worden van foto’s beschikbaar gesteld door Scouting Nederland. 
  • Via de instemmingsverklaring worden ouders (van leden tot en met 15 jaar) en leden (vanaf 16 jaar) gevraagd of zij akkoord gaan met het op deze wijze gebruiken van dit beeldmateriaal. Daarbij kan gekozen worden voor instemming met beide manieren van gebruik van het beeldmateriaal, of alleen voor één van beide manieren. De tekst van de instemmingsverklaring is toegevoegd aan deze privacyverklaring en wordt daarnaast los toegezonden ter ondertekening.

Scouting Hedera neemt geen verantwoordelijkheid voor beeldmateriaal gemaakt door derden tijdens scouting activiteiten en evenmin voor het online plaatsen van dergelijke foto’s.

Instemming met de privacyverklaring van Scouting Hedera te Amstelveen

Door onderstaande ondertekening verklaar ik kennis genomen te hebben van de door het bestuur van Scouting Hedera vastgestelde privacyverklaring  en stem ik in met de daarin verwoorde punten, voor het verwerken van persoonsgegevens door de organisatie. 

Voorts geef ik toestemming, door het aankruisen van onderstaand vierkantje, voor het online plaatsen van beeldmateriaal gemaakt binnen Scouting Hedera op de openbare facebookpagina en andere sociale media, op de website en voor het gebruik van dit materiaal in informatie-flyers.

[  ] Ik geef toestemming om foto’s en ander beeldmateriaal op genoemde wijze online te plaatsen van mijn kind (de betrokkene), lid van Scouting Hedera, te Amstelveen.

En/of ik geef toestemming, door het aankruisen van onderstaand vierkantje, voor het gebruik van beeldmateriaal gemaakt binnen Scouting Hedera op de besloten website van de eigen speltak.

[  ] Ik geef toestemming om foto's en ander baeeldmateriaal van mijn kind (de betrokkene), lid van Scouging Hedera, te Amstelveen, op de besloten website van de eigen speltak.

Datum:

Plaats:

Naam lid:

Handtekening Lid (van leden vanaf 16 jaar)

 

Naam ouder/ verzorger (van leden tot en met 15 jaar):

Handtekening ouder/ verzorger:

 

Getekende verklaring inleveren bij de leiding van de speltak van het jeugdlid, of opsturen naar: ledenadministratie Scouting Hedera Amstelveen
Aalsmeerderweg 279
1432 CN Aalsmeer