Home

Privacybeleid ​Scouting ​Hedera ​Westwijk

Versie 18 mei 2018

Inleiding

Het is binnen Scouting heel gebruikelijk dat we met gegevens van leden werken. Dat moet ook, want op die manier houden we de groepen en de organisatie draaiende. Bij het verwerken van deze persoonsgegevens zijn wij ons er zeer van bewust dat deze gegevens veel over dat lid zeggen. Om die reden gaan wij binnen Scouting Hedera zorgvuldig om met deze persoonsgegevens om de privacy van onze leden niet te schenden. Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing en deze wet hogere eisen aan het privacybeleid van bedrijven en verenigingen dan zijn voorgangers. Daarom hebben wij onze regels nogmaals tegen het licht gehouden, daarbij geholpen door Scouting Nederland dat een groot deel van de afspraken waaraan wij als organisatie ons moeten houden uitvoerig heeft beschreven en vastgelegd in het  Privacybeleid Scouting Nederland. 

In aansluiting daarop hebben wij als organisatie onze eigen werkwijzen, afspraken en systemen waar nodig aangescherpt en alles vastgelegd in ons eigen privacybeleid. Dit beleid is tevens vertaald in een privacyverklaring die ter ondertekening naar alle leden wordt gestuurd en naar de ouders van alle minderjarige leden. Deze privacyverklaring en de daarbij horende instemmingsverklaring is als bijlage bij dit privacybeleid gevoegd. Beleid en verklaringen en verwijzingen naar het privacybeleid van Scouting Nederland zullen worden geplaatst op de website van Scouting Hedera (www.scoutinghedera.nl ). De nieuwe werkwijze is met alle leidinggevenden binnen Scouting Hedera besproken.

Omgang met en bewaren van persoonsgegevens

Algemeen:

"Als Scoutingorganisatie verwerken wij persoonsgegevens om onze vereniging te kunnen organiseren, activiteiten uit te kunnen voeren en contact te hebben met onze leden. De gegevens van leden worden opgenomen in ons ledenadministratiesysteem Scouts Online. Als lid heb je zelf altijd inzicht in je eigen gegevens en heb je de mogelijkheid deze te bewerken of gegevens af te schermen. Hoe we met je gegevens omgaan staat beschreven op https://www.scouting.nl/privacy". 

 

Aldus de verklaring van Scouting Nederland, waar wij ons bij aansluiten. Via die website zijn de bestanden te vinden waar wij ons privacybeleid op baseren, zoals het privacy statement en privacybeleid van Scouting Nederland. Daarnaast is het privacy beleid van Scouting Hedera, waar deze privacyverklaring op is gebaseerd, te vinden op onze website: www.scoutinghedera.nl. 

 

Inschrijfformulieren:

Met ingang van 1 juni 2018 wordt het eigen inschrijfformulieren van Scouting Hedera aangepast zodat het geheel in lijn is met het officiële inschrijfformulier van Scouting Nederland, zoals te vinden op de website van Scouting Nederland. Dit formulier wordt op papier uitgereikt aan nieuwe leden om in te vullen en te laten ondertekenen door het lid en de ouders/ wettelijke verzorgers van het lid. Voor de verwerking van persoonsgegeven van een jeugdlid jonger dan 16 jaar is toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger nodig. Een jeugdlid van 16 jaar of ouder dient zelf toestemming te geven.

De papieren versie van het inschrijfformulier wordt overhandigd aan het leidingteam van de eigen speltak en door het leidingteam doorgegeven naar het bestuurslid dat de ledenadministratie beheert. De papieren versie wordt door de beheerder thuis bewaard in een afgesloten kast. De digitale gegevens worden uitsluitend in Scouts Online opgeslagen.

 

Het inschrijfformulier vraagt om de volgende gegevens:

  • Voornaam, voorletters, tussenvoegsel, achternaam, adres, postcode, woonplaats, land (niet verplicht). Telefoonnummer (niet verplicht), mobiel (niet verplicht; ja/nee gegevens verbergen), e-mailadres, geslacht, geboortedatum.
  • contactgegevens (naam, telefoon, e-mailadres) van ouder/verzorger 1 en ouder/ verzorger 2.
  • beeldmateriaal en toestemming tot het gebruik ervan
  • gegevens eigen ledenadministratie

 

De beheerder registreert de persoonsgegevens ten behoeve van het lidmaatschap in Scout Online, de administratieve applicatie van Scouting Nederland.

De gegevens in Scout Online zijn inzichtelijk voor het lid zelf, voor het leidingteam van zijn/ haar speltak, voor de penningmeester en voor de beheerder van de ledenadministratie. De betrokkene heeft recht op inzage, wijzigen of verwijderen van zijn/haar eigen persoonsgegevens. 

Daarnaast kunnen de persoonsgegevens geraadpleegd worden door medewerkers of vrijwilligers van het landelijk servicepunt van Scouting Nederland en van regionale steunpunten voor zover zij daar gelet op hun functie toegang toe moeten hebben. Voor de omgang met persoonsgegevens door Scouting Nederland, zie https://www.scouting.nl/privacy (wie kan er bij mijn persoonsgegevens).

 

Als Scouting Hedera verwerken we alleen persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor een vooraf bepaald doel. Conform de wet op de privacy worden bijzondere persoonsgegevens nooit door ons gevraagd en/ of opgeslagen, tenzij hier een duidelijke aanleiding voor is en het lid expliciet toestemming heeft gegeven. Onder bijzondere persoonsgegevens vallen: godsdienst of levensovertuiging; ras; politieke gezindheid; seksualiteit; Burger Service Nummer (BSN).

 

De inschrijfformulieren zullen niet langer bewaard worden dan nodig is, met een maximum van 2 jaar na uitschrijving. Met het oog op het organiseren van eventuele reünies bewaren we de namen en mailadressen van oud-leden, tenzij bij uitschrijving hier bezwaar tegen gemaakt wordt.

 

Om de gegevens juist en nauwkeurig bij te houden, worden de ouders/ verzorgers gevraagd om wijzigingen in bovenstaande persoonsgegevens direct door te geven aan het leidingteam van de speltak van het jeugdlid. Leden van 16 jaar en ouder worden gevraagd deze wijzigingen zelf direct door te geven aan het eigen leidingteam. Daarnaast kan ieder lid zelf in Scouts online de eigen gegevens inzien en bij houden. Zie: sol.scouting.nl. Hier kan ook desgewenst ook de zichtbaarheid van de gegevens door het lid zelf worden aangepast (via het tabblad mijn basisgegevens).

 

 

Hard copy namenlijsten:

Als scouting Hedera hechten we veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch kan er wel eens iets mis gaan en kan het nodig zijn om een arts te bezoeken. De ouders zullen dan direct op de hoogte worden gesteld. Om die reden zal iedere groep een lijst met namen en telefoonnummers in hard copy in het clubhuis bewaren, in een kast die na de opkomsten afgesloten wordt.

Daarnaast is het af en toe nodig om hard copy ledenlijsten te maken voor groepsactiviteiten, op basis van gegevens uit Scouts Online. Deze lijsten bevatten uitsluitend gegevens als naam, leeftijd, speltak en telefoonnummer. Ook deze lijsten worden in het clubhuis in afgesloten kasten bewaard en niet langer dan strikt noodzakelijk voor de betreffende activiteit.

De penningmeester mag van uit het Scout Online bestand de adresgegevens downloaden die nodig zijn voor het innen van de contributie en het bijhouden van de betalingen.

In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt Scouting Hedera afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Het delen van persoonsgegevens met derden zal uitsluitend gebeuren voor activiteiten gerelateerd aan scouting, zoals het inschrijven voor (regionale) kampen en voor het verwerven van subsidie bij de plaatselijke burgerlijke overheid (in dit laatste geval worden alleen aantallen vermeld van leden afkomstig uit die gemeente). 

 

Gezondheidsformulieren:

Wanneer we met jeugdleden op zomerkamp gaan, is het noodzakelijk dat de begeleiders van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik.

Deelnemers aan een zomerkamp worden daarom gevraagd een gezondheidsformulier (papieren versie) in te vullen. 

De ingeleverde formulieren worden zorgvuldig bewaard en niet digitaal geregistreerd in Scouts Online als aanvullende lid-gegevens. De formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden zo snel mogelijk, maar uiterlijk vier weken na het betreffende kamp teruggegeven aan de ouder/ verzorger van het jeugdlid (indien jonger dan 16 jaar) of aan het lid zelf (indien 16 jaar of ouder). Gedurende de activiteit zal de teamleider de gezondheidsformulieren beheren. Daarnaast wordt met toestemming van de ouders van ieder formulier een scan gemaakt die wordt opgeslagen op Dropbox. Deze scans zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak, gedurende de betreffende activiteit. Deze scans worden nooit gedownload. 

Indien het gezondheidsformulier gegevens bevat die ook gedurende de opkomsten van belang zijn om te weten voor de leiding (medicijngebruik, allergieën e.d.), dan wordt met toestemming van de ouder/ verzorger van het jeugdlid een kopie van het betreffende formulier bewaard in een afgesloten kast op het clubhuis. Deze kopie is alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak. 

We gebruiken het gezondheidsformulier van Scouting Nederland. Dit formulier vraagt naar de volgende gegevens:

  • persoonlijke gegevens (achternaam, voornamen, roepnaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, geboortedatum, geslacht, lidnummer scouting Nederland)
  • informatie mbt het kunnen en mogen zwemmen
  • informatie mbt de zorgverzekering
  • informatie mbt contactpersoon in geval van nood
  • medische gegevens (speciale zorg; medicijngebruik, allergieën)
  • contactgegevens arts/ tandarts
  • ondertekening

Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Verklaring omtrent Gedrag (VOG)

Voor iedere leidinggevende binnen Scouting Hedera, inclusief de bestuursleden, wordt een verklaring omtrent gedrag aangevraagd. Deze procedure wordt steeds gestart door de beheerder van de ledenadministratie, via Scouts Online. De papieren versies van de VOG worden door Scouting Nederland naar de leidinggevende zelf gestuurd. Deze papieren exemplaren worden door de leidinggevende aan de beheerder overhandigd. De beheerder bewaart deze VOGs in een afgesloten kast thuis. Iedere vijf jaar wordt er een nieuwe VOG aangevraagd en worden de verouderde exemplaren vernietigd.

 

Huurovereenkomsten 

Van de huurders van ons clubhuis vragen wij om de volgende persoonlijke gegevens:

  • Achternaam, voornaam, adres, postcode, woonplaats en geboortedatum
  • Telefoonnummer waarop men ook tijdens de verhuurperiode bereikbaar is
  • Rekeningnummer om de borg op terug te kunnen storten
  • Ondertekening

Deze gegevens worden door de verhuurcoördinator bewaard tot maximaal 1 maand na de verhuurperiode. Indien verhuurders schade aan het gebouw toebrengen, dan wel het gebouw in vieze staat achterlaten, nemen wij de vrijheid om aan deze verhuurders niet meer te verhuren. De adresgegevens zullen dan worden bewaard en op een zwarte lijst geplaatst. Deze lijst wordt bewaard door de verhuur-coördinator. Voor de jaarrekeningen zullen de adresgegevens, gecombineerd met informatie over de huurdata en het betaalde bedrag, gedurende 1 jaar worden bewaard door de verhuur-coördinator.

 

Andere digitale systemen dan Scouts Online (SOL)

Scouting Hedera maakt op dit moment geen gebruik van andere digitale systemen dan SOL. Overwogen wordt wel om boekhoudingssoftware aan te schaffen, voor het bijhouden van de betalingen, via de speltakpassen (hier zijn geen persoonsgegevens bij aan de orde) en voor het bijhouden van de contributiebetalingen. Zodra op dit gebied stappen worden ondernomen, zullen de leden hiervan in kennis worden gesteld.

Communicatiekanalen

Communicatie via mail en via What’s app

 

Om er voor te zorgen dat de mailadressen van de leden niet via Scouting Hedera bij derden terecht komen, zullen we ervoor zorgen dat bij het versturen van e-mails aan verschillende personen tegelijk (bv. Alle leden van een speltak), de namen van de mede-geadresseerden niet zichtbaar zijn voor de ontvanger van de betreffende mail. Hiervoor zullen die namen steeds in de BCC-balk worden opgenomen en dus niet in de CC-balk.

Veel speltakken werken met een eigen What’s app groep om zaken ten behoeve van de opkomsten door te geven. Langs deze weg kunnen de deelnemers van die What’s app groep beschikken over elkaars telefoonnummer en eventueel profielfoto. Niemand zal daarom ongevraagd aan een What’s app groep worden toegevoegd door de beheerder van de groep. De leden worden via een mail of een link verzocht zichzelf toe te voegen aan de groep, maar zijn daartoe niet verplicht. 

 

 

Gebruik van sociale media en de website

 

Scouting Hedera heeft een eigen Facebook pagina en een eigen website. Leden en hun ouders/ verzorgers kunnen lid worden van deze Facebookpagina, door zichzelf aan te melden en/of door hiervoor uitgenodigd te worden. Niemand wordt zonder toestemming toegevoegd. Dit geldt ook voor de Facebookpagina’s en Instagram Account die speltakken eventueel zelf aanmaken.

Deze sociale media worden gebruikt om informatie over leuke bijeenkomsten van Scouting Hedera te delen met de leden van die Facebookgroep/ dat Instagram account. Denk aan aankondigingen over groepsbijeenkomsten (jaaropening, zwemwedstrijden, regionale activiteiten, kerstfeest, gezinsweekend e.d.) en aan foto’s en filmpjes van (speciale) opkomsten, weekends, zomerkampen etc.

 

De website is openbaar en bedoeld voor iedereen die informatie zoekt over Scouting Hedera (organisatie, speltakken, opkomsten, mogelijkheden op lid te worden, informatie over huur van het gebouw etc). Scouting Hedera heeft geen (digitale) nieuwsbrief. Tijdens de zomerkampen kunnen ouders via een besloten webpagina worden geïnformeerd over het verloop van het kamp (inclusief foto’s). De speltakleiding zal de ouders daar dan over informeren.

 

Adressen:

http://www.scoutinghedera.nl/ 
https://www.facebook.com/scoutinghederaamstelveen/ 

 

Beeldmateriaal

Tijdens activiteiten van Scouting Hedera worden regelmatig foto’s en/of filmpjes gemaakt, waarop kinderen en/of leiding mogelijk geheel of gedeeltelijk herkenbaar zijn afgebeeld. Dit beeldmateriaal kan door ons gebruikt worden op de website, in onze informatieflyers en op de eigen Facebookpagina van Scouting Hedera en eventueel op de eigen Facebookpagina’s en/ of Instagram Accounts van speltakken. Tijdens zomerkampen worden foto’s op een besloten webpagina geplaatst door speltakken die hiervan gebruik maken. Ouders worden hiervan op de hoogte gesteld en krijgen desgewenst toegang tot die webpagina.

Voor gebruik van dit beeldmateriaal voor deze doeleinden wordt toestemming gevraagd aan de ouders/ verzorgers (van jeugdleden tot 16 jaar) en aan de leden van 16 jaar en ouder. 

Dit wordt vanaf 1 juni 2018 voor nieuwe leden gedaan via het verzoek om expliciete toestemming daartoe op het inschrijfformulier en via het tekenen van de instemmingsverklaring behorende bij de privacyverklaring van Scouting Hedera. Zittende leden zal in juni 2018 worden gevraagd de instemmingsverklaring behorende bij de privacyverklaring van Scouting Hedera te tekenen.

Deze toestemming kan te allen tijde weer worden ingetrokken. Anderzijds kunnen ouders en/ of leden die aanvankelijk geen  toestemming hebben verleend, hier altijd op terugkomen en alsnog hun toestemming geven tot gebruik van dat beeldmateriaal.

De beheerders van de website en van de Facebookpagina dragen er zorg voor dat er nooit foto’s of filmpjes worden geplaatst die op een of andere manier aanstootgevend zouden kunnen zijn dan wel het belang van de afgebeelde leden kunnen schaden. Via het bestuur (info@scoutinghedera.nl) kan altijd bezwaar gemaakt worden tegen een geplaatste foto of video, waarna deze foto of video verwijderd zal worden.

Het komt voor dat ouders of leden zelf foto’s of filmpjes maken tijdens scouting activiteiten. Voor dat beeldmateriaal neemt Scouting Hedera geen verantwoordelijkheid en evenmin voor het online plaatsen van dergelijke foto’s of filmpjes. Wel vragen wij de ouders en leden net zo zorgvuldig om te gaan met dergelijk beeldmateriaal als wijzelf doen en zullen wij zo nodig ouders/ leden aanspreken op het online geplaatste beeldmateriaal

Recht op inzage en vergetelheid

Conform de regels in de nieuwe privacywetgeving (AVG) kunnen leden en hun ouders/ verzorgers altijd bij het bestuur opvragen welke persoonsgegevens Scouting Hedera van hen verwerkt en bewaard. Dit wordt ook wel subject access request (SAR) of inzageverzoek genoemd. Ook geldt het zogenaamde recht op vergetelheid (right to be forgotten (RTBF). Dit recht houdt in Scouting Hedera in een aantal gevallen persoonsgegevens zal wissen als een betrokkene erom vraagt. Zoals al aangegeven kan een lid altijd via Scouting Online de eigen gegevens inzien en zo nodig aanpassen of verwijderen. 

Daarnaast zal Scouting Hedera persoonsgegevens die niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze waren verzameld, vernietigen en is het te allen tijde mogelijk om gegeven toestemming voor het gebruik van gegevens in te trekken.

Indien iemand een inzageverzoek (SAR) doet of een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF), heeft Scouting Hedera conform de wet één maand de tijd om aan dit verzoek te voldoen. Waar van toepassing zullen dan ook derde partijen geïnformeerd worden. Voorts zullen eventuele persoonsgegevens van de website gewist worden (bv. als het gaat om namen van leidinggevenden of bestuursleden). Zo nodig worden ook zoekmachines geïnformeerd, zodat gewiste gegevens niet meer verschijnen in de zoekresultaten.

Een inzageverzoek in het kader van SAR of een beroep op het recht op vergetelheid (RTBF) wordt altijd ook gemeld bij de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland via privacy@scouting.nl

Dit team draagt zorg voor de afhandeling van het verzoek en betrekt  en ondersteunt daarbij de organisatieonderdelen waar de persoon verder toe behoort bij de uitvoering van het verzoek.

Datalekken

Conform de nieuwe wetgeving is het verplicht om datalekken te melden. Zijn er ondanks al onze zorgvuldigheid toch persoonsgegevens op straat terecht gekomen? Dan zal dat gemeld worden  bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Omdat de persoonsgegevens van de leden als basis geregistreerd worden in Scouts Online is Scouting Nederland de contactpersoon voor de Autoriteit Persoonsgegevens. Mocht er sprake zijn van een datalek in onze vereniging, dan zal dit worden gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. 

Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat de betrokken leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd. Samen met de Scouting Hedera worden dan de vervolgstappen besproken.